Kurum kültürü ve kurum kültürünü etkileyen faktörler

Çalıştığınız kurumu düşünün bir an için. Muhtemelen kurumunuzun kendisine has bir kültürü olduğunun farkındasınız ancak bu kültürü tanımlamanız istendiğinde oldukça zorlandığınızı fark edeceksiniz. Yine aynı şekilde, kendi kurumunuzdaki kültürün bir başka kurumdakinden farklı olduğunun veya kurumda sizin biriminizdeki kültürün, başka bir biriminkinden farklı olduğunun farkındasınız ancak farkın tam olarak ne olduğunu ve neden kaynaklandığını tanımlamakta zorluk çekiyor olabilirsiniz.

Toplumlar gibi kurumların da amaçları, iş hayatına bakış açıları, değerleri, ilkeleri, yani kendilerine özgü nitelikleri vardır. İşte, bir işletmenin tüm çalışanları tarafından paylaşılan inanç, anlayış ve kurallar bütünü kurum kültürünü oluşturur. Literatürde bir işletmenin kültürü, genellikle işletmelerde konuşulan ve konuşulmayan kurallar, varsayımlar, değerler ve düşünce biçimlerini kapsar. Bu unsurlar, o kurumda nasıl giyinilmesi ve davranılması gerektiğini, iş arkadaşlarına, çalışanlara, yöneticilere ve müşterilere gösterilmesi gereken davranış biçimlerini belirler.

• İnformeldir, yazılı değildir, Tüm çalışanları aynı değerler ve aynı çalışma anlayışı çevresinde yakınlaştırıp birbirine bağlayıcı rol oynar ve kuruma bütünlük kazandırır, Değişen çevre koşullarında hedefin kaybolmamasını sağladığı için yol göstericidir ve kontrol aracıdır, Kişilerin nasıl davranması gerektiğini açıklar, Kuruluş için neyin önemli olduğunu belirler, Kişilerin birbirleri ile olan etkileşim biçimini belirler, ne için çaba gösterilmesi gerektiğini anlatır, çalışanlara organizasyonel aidiyet hissi verir, organizasyonel kimliği oluşturur, inanç ve değerlere bağımlılık yaratır, günlük çalışmalarda rehber olur ve çalışanların davranış biçimlerini belirler.

Güçlü kültüre sahip kuruluşlarda özellikle var olan ve çalışanları birbirine daha çok bağlayarak, paylaşılan değerleri arttıran bazı belirleyiciler vardır. Kültürün bileşenleri de diyebileceğimiz bu belirleyiciler soğan kabuğu gibi, soyuldukça yeni kabuklar çıkan bir oluşum gibidir. Bu bileşenleri içten dışa ya da görünmeyenden görünene doğru şöyle sıralayabiliriz:

• Temel inanç ve varsayımlar en içte, görünmeyen kısımdadır ve kültürün temelini oluşturur. Bunlar kişilerin tartışılmaz doğrularıdır.

• Norm ve değerler örgüt içindeki sosyal ilkeler, hedefler ve standartlardır. Değerler, kişilerin neye önem verdiklerini, neyi değerli gördüklerini gösterir. Normlar, davranış biçimlerini belirtir ve neyin doğru neyin yanlış olduğunun ölçütüdür.

• Görünen öğeler ise binalar, yerleşim düzeni, ürünler, tesisler, çalışanların giyim tarzı, büro eşyalarının düzenlenişi, hikayeler ve seremoniler, kültüre ilişkin simge ve sembollerdir.

Vizyon: Ortak hedef ve inançları ifade eden vizyon, bir kurumun yönünü belirlemede hayati öneme sahiptir ve bu anlamda kurumun akıllardaki imajı olarak da düşünülebilir.

Vizyon, çalışanları ortak noktada birleştirmede çok etkilidir ve belirli vizyonu olan organizasyonlar diğerlerine göre daha başarı olurlar. Vizyonun özünde her zaman mükemmeli aramak vardır ve güvensizlik kavramını ortadan kaldırarak ortak bir ruh ve kimlik oluşturur.

Misyon: Misyon, her kuruluşun belirleyip geliştirmesi gereken bir kavramdır. Bir kurum için şu noktalarda rol oynamalıdır:

Misyon işe anlam kazandırıp rekabet ortamı yaratır. Mutlaka iyi planlanıp yazılması ve sürekli olarak gözden geçirilip incelenmesi gerekir. Misyon hazırlanırken; kurumdaki bütün çalışanlar tarafından paylaşılmasına, kurum çalışanlarının misyonun yapısını bilmesine, kurumsal anlamda misyon konusunda uzlaşmaya varılmasına ve misyonun çalışanları etkilemesine önem verilmelidir.

Motivasyon: Motivasyon, kişi davranışlarının oluşumunu ve nedenlerini açıklayan psikolojik bir süreçtir. Kişiyi motive eden durumlar davranışa, davranışlar ise ulaşılacak hedefe öncülük eder. Kurumlar açısından motivasyon, çalışanların işe başlamalarını, işe devam etmelerini ve görevlerini istekle yerine getirmelerini sağlayan güç ve mekanizmalarının tamamını kapsar. Çalışanlar ihtiyaçlarını karşılamayı, işletmeler ise şirket hedeflerini gerçekleştirmeyi hedefler ve denge de işte tam bu noktada oluşan önemli bir kavramdır. Çalışan kişinin işine dört elle sarılmasını, çok çaba göstermesini, ortak amaçlara katkıda bulunmasını sağlamak, dolayısıyla da yüksek verim elde etmek için yöneticinin söz konusu kişileri iyi bir biçimde motive etmesi gerekir.

Liderlik: Liderlik, kurum çalışanlarının ortaklaşa yaratılan vizyona dönük olarak bir araya gelmesini, ortak hedefleri büyük bir istek ve coşkuyla benimsemesini ve bu hedeflere ulaşmak için tüm varlığıyla katkıda bulunmasını sağlayan enerjik bir süreçtir. Lider kişi, bireyleri harekete geçirip sonuç almaya yöneltir ve dolayısıyla da motivasyonu sağlar. Liderlik faaliyetlerinin temel amacı, kurum çalışanlarının yaptıkları işlerde daha etkin, daha verimli ve daha başarılı olabilecekleri ortam ve imkanları sağlamaktır.

Başarılı liderler; heyecanlı, yüksek hedefler koyan, gerçeklerle yüzleşebilen ve yenilgiyi kabul edebilen, insiyatif sahibi, risk ve sorumluluk alabilen, geleceği gören, yüksek özgüvenli, kendine değer veren, misyonlarını net olarak sunabilen, etkili zaman yönetebilen ve başkalarıyla empati kurabilen insanlar olarak tanımlanabilir.

Müşteriler: Müşterilerin profili şirket kültürü için önemli etkilere sahiptir. Özellikle hizmet sektöründe başarı teknik bilgi ve gelişme düzeyi kadar çalışanların birbirleri ve müşterileri ile olan olumlu ilişkileri ile de bağlantılıdır. Müşteri ilişkilerinde başarılı olabilmek için çalışanın, müşteriyi, kendisini ve kurumunu iyi tanıması gerekmektedir.

Kurum tarihi ve geleneği: Güçlü kültür ve geleneklere sahip kurumlar yaşamlarını ve etkilerini uzun süre devam ettirebilirler. Köklü bir tarih güçlü bir kültürün altyapısını oluşturur.

İletişim: İletişim, kişileri birbirine bağlayan ve onların sosyal bir grup olarak uyumlu biçimde çalışmasını sağlayan bir bağdır. Bir kurum ya da organizasyonun çeşitli kısımları ve çalışanları arasındaki bilgi, duygu, anlayış ve yaklaşım aktarımını, bu aktarma işlemindeki tüm araç-gereç ve yöntemleri, söz konusu aktarma ile ilgili çeşitli kanalları ve mesaj şeklini içerir. İletişim sayesinde bir kurumda yönetim tarafından alınan kararlar, yapılan planlar çalışanlara aktarılır ve işlerin yapılması sağlanır. Birimler arasında koordinasyon ve işbirliği iletişimle gerçekleşir. Ayrıca çalışanlar da yaptıkları işlerle ilgili raporları, üst yönetim kademelerine iletişim yoluyla sunarlar, dilek ve şikayetlerini bildirirler.

Bir kurumda çok iyi planlar yapılabilir, çok iyi kararlar alınabilir; ancak bunlar uyumlu bir şekilde uygulamaya alınmadıkça ve çalışanlarca paylaşılmadıkça anlam ifade etmezler.

Teknoloji, ürünler ve hizmetler: Kurumun sahip olduğu teknolojinin ya da mevcut teknolojide ya da üründe yapılan önemli bir yeniliğin, şirket kültürü üzerinde büyük etkisi vardır. Bu tip gelişmeler, iş gücü yoğun bir modelden teknoloji merkezli bir modele geçilmesini ve iş yapma biçimi ile şirket kültürünün değişimine neden olurlar.

Bilgi ve kontrol sistemleri: Yeni bilgi ve sistemlerin kurulması işlerin yapılma şeklini değiştirir. Bilgisayarların, internet ve intranetin iş hayatına girmesi kurumların kültürel dokularını ciddi anlamda etkilemektedir.

Hukuk ve çevre: Bölgesel yasaların ve kültürün etkisinin büyük olduğu dışa açılmamış kurumlar olduğu gibi, aynı kurumlar zincirine ait fakat farklı bölgelerde kurulmuş şirketlerin kültürlerinde farklılıklara rastlanır. Bir dış ülkede, farklı yasalar çerçevesinde kurulmuş kurumlar için de bu geçerlidir. Dış çevre koşulları ve hukuk sistemi, kurum kültürünü etkiler.

Ödül sistemleri: Şirketin ödüllendirdiği davranışlar, o örgüt kültürü içinde şekillendir. Risk alan, yaratıcı olan, insiyatif almak isteyen çalışanların ödüllendirildiği ya da cezalandırıldığı ortamın şirket kültürü açısından önemli bir veridir. Bir kurumda uygulanan adil ve dengeli ödül sistemi, kurum kültürünü olumlu etkiler ve onu güçlendirir.

Organizasyon şekli: Bir kurumun yapısının kurgulanışı, o kurumdaki işlerin nasıl yapılacağını belirler. Kurumun organizasyon yapısının bir sisteme dayanması tutarlı olmasını sağlar ve bu da kurumsal kültürü olumlu yönde etkiler.

Hedefler, değerler, inançlar: Kurumların, çalışmalarını yürütürken uyacaklarını beyan ettiği kurallar, amaçları, paylaştıkları değer ve inançlar kültür açısından önemli rol oynar. Paylaşılan değerlerin gelişmesi, kültürü güçlendirir ve ortak hedefler çevresinde birleşilmesini sağlar.

Sonuçta........ Kurumunuzun bir kültür değişimine ihtiyacı var mı? İhtiyacı varsa hedeflenen kültür ne olmalı ve varolanın yerine bu yeni kültür nasıl yerleştirilebilir? İşte asıl zorluk da burada başlıyor...

Vizyon: Ortak hedef ve inançları ifade eden vizyon, bir kurumun yönünü belirlemede hayati öneme sahiptir ve bu anlamda kurumun akıllardaki imajı olarak da düşünülebilir.

Motivasyon: Motivasyon, kişi davranışlarının oluşumunu ve nedenlerini açıklayan psikolojik bir süreçtir. Kişiyi motive eden durumlar davranışa, davranışlar ise ulaşılacak hedefe öncülük eder. Kurumlar açısından motivasyon, çalışanların işe başlamalarını, işe devam etmelerini ve görevlerini istekle yerine getirmelerini sağlayan güç ve mekanizmalarının tamamını kapsar. Çalışanlar ihtiyaçlarını karşılamayı, işletmeler ise şirket hedeflerini gerçekleştirmeyi hedefler ve denge de işte tam bu noktada oluşan önemli bir kavramdır. Çalışan kişinin işine dört elle sarılmasını, çok çaba göstermesini, ortak amaçlara katkıda bulunmasını sağlamak, dolayısıyla da yüksek verim elde etmek için yöneticinin söz konusu kişileri iyi bir biçimde motive etmesi gerekir.

Liderlik: Liderlik, kurum çalışanlarının ortaklaşa yaratılan vizyona dönük olarak bir araya gelmesini, ortak hedefleri büyük bir istek ve coşkuyla benimsemesini ve bu hedeflere ulaşmak için tüm varlığıyla katkıda bulunmasını sağlayan enerjik bir süreçtir. Lider kişi, bireyleri harekete geçirip sonuç almaya yöneltir ve dolayısıyla da motivasyonu sağlar. Liderlik faaliyetlerinin temel amacı, kurum çalışanlarının yaptıkları işlerde daha etkin, daha verimli ve daha başarılı olabilecekleri ortam ve imkanları sağlamaktır.

Müşteriler: Müşterilerin profili şirket kültürü için önemli etkilere sahiptir. Özellikle hizmet sektöründe başarı teknik bilgi ve gelişme düzeyi kadar çalışanların birbirleri ve müşterileri ile olan olumlu ilişkileri ile de bağlantılıdır. Müşteri ilişkilerinde başarılı olabilmek için çalışanın, müşteriyi, kendisini ve kurumunu iyi tanıması gerekmektedir.

Kurum tarihi ve geleneği: Güçlü kültür ve geleneklere sahip kurumlar yaşamlarını ve etkilerini uzun süre devam ettirebilirler. Köklü bir tarih güçlü bir kültürün altyapısını oluşturur.

İletişim: İletişim, kişileri birbirine bağlayan ve onların sosyal bir grup olarak uyumlu biçimde çalışmasını sağlayan bir bağdır. Bir kurum ya da organizasyonun çeşitli kısımları ve çalışanları arasındaki bilgi, duygu, anlayış ve yaklaşım aktarımını, bu aktarma işlemindeki tüm araç-gereç ve yöntemleri, söz konusu aktarma ile ilgili çeşitli kanalları ve mesaj şeklini içerir. İletişim sayesinde bir kurumda yönetim tarafından alınan kararlar, yapılan planlar çalışanlara aktarılır ve işlerin yapılması sağlanır. Birimler arasında koordinasyon ve işbirliği iletişimle gerçekleşir. Ayrıca çalışanlar da yaptıkları işlerle ilgili raporları, üst yönetim kademelerine iletişim yoluyla sunarlar, dilek ve şikayetlerini bildirirler.

Bir kurumda çok iyi planlar yapılabilir, çok iyi kararlar alınabilir; ancak bunlar uyumlu bir şekilde uygulamaya alınmadıkça ve çalışanlarca paylaşılmadıkça anlam ifade etmezler.

Teknoloji, ürünler ve hizmetler: Kurumun sahip olduğu teknolojinin ya da mevcut teknolojide ya da üründe yapılan önemli bir yeniliğin, şirket kültürü üzerinde büyük etkisi vardır. Bu tip gelişmeler, iş gücü yoğun bir modelden teknoloji merkezli bir modele geçilmesini ve iş yapma biçimi ile şirket kültürünün değişimine neden olurlar.

Bilgi ve kontrol sistemleri: Yeni bilgi ve sistemlerin kurulması işlerin yapılma şeklini değiştirir. Bilgisayarların, internet ve intranetin iş hayatına girmesi kurumların kültürel dokularını ciddi anlamda etkilemektedir.

Hukuk ve çevre: Bölgesel yasaların ve kültürün etkisinin büyük olduğu dışa açılmamış kurumlar olduğu gibi, aynı kurumlar zincirine ait fakat farklı bölgelerde kurulmuş şirketlerin kültürlerinde farklılıklara rastlanır. Bir dış ülkede, farklı yasalar çerçevesinde kurulmuş kurumlar için de bu geçerlidir. Dış çevre koşulları ve hukuk sistemi, kurum kültürünü etkiler.

Ödül sistemleri: Şirketin ödüllendirdiği davranışlar, o örgüt kültürü içinde şekillendir. Risk alan, yaratıcı olan, insiyatif almak isteyen çalışanların ödüllendirildiği ya da cezalandırıldığı ortamın şirket kültürü açısından önemli bir veridir. Bir kurumda uygulanan adil ve dengeli ödül sistemi, kurum kültürünü olumlu etkiler ve onu güçlendirir.

Yazarımızın bu yazısı Retail Türkiye Dergisi’nin Kasım 2010 - 21. sayısında yayınlanmıştır.