Doğru bilgiye sahip olmak için öncelikle temel ana verileri doğru üretmek gerekiyor. Perakendecinin iki tane yüksek öneme sahip ana verisi var; bunlar ürün ve müşteri verisi. Bu yazıda “ürün ana verisi”ni ele almak istiyorum.

“Doğru bilgiye, doğru zamanda ulaşmak ve doğru kararı almak”; bana göre bu üçlü halka günümüzde perakendecilerin başarısını belirleyen en önemli süreci tanımlıyor. Doğru bilgiye sahip olmak için öncelikle temel ana verileri doğru üretmek gerekiyor. Perakendecinin iki tane yüksek öneme sahip ana verisi var; bunlar ürün ve müşteri verisi. Bu yazıda “ürün ana verisi”ni ele almak istiyorum.

Sağlıklı ürün verisi oluşturmak hem vakit alıyor hem de deneyim gerektiriyor. Türkiye’de yapılan araştırmalara göre bir gıda perakendecisi için yeni bir ürün ile ilgili verilerin giriş süresi 4 dakikayı aşmaktadır. Süper ve hipermarket zincirlerinde yılda ortalama 8.000 ürünün tanıtıldığını öngörecek olursak yılda 66 iş gününün sadece yeni ürün bilgisi girişine ayrıldığı ortaya çıkar. Deneyimlerimizden gördüğümüz ürün ile tutulan bilgi ve sıfatların (ürün ismi, koli içi miktarı, KDV vs.) sayısı çoğu perakendeci için 15’i dahi geçmemektedir. Uluslararası ölçekte başarı ve verimliğe sahip perakendecilerde ürün bazında tutulan sıfat sayısı 100’ün üzerine çıkmaktadır. Hatta uluslarası ve çok kanallı operasyon yapan perakendecilerde farklı boyutlar, formatlar ve kanallar için kapsamlı veri tutulması gündemde olduğundan herbir ürün ile ilgili yüzlerce sıfat bilgisi toplanmakta ve sürekli yaşatılmaktadır. Yurt dışında yapılan araştırmalarda bir ürün ile ilgili ortalama veri giriş süresi yıllık 25 dakika olarak ölçülmüştür. Bu sürenin içerisinde yeni ürün bilgisi oluşturmak ve mevcut ürün bilgilerinin güncellenmesi yer almaktadır. Söz konusu süre 20.000 aktif ürünü olan bir perakendeci için yıllık 1.000 iş gününün üzerinde vakit ayırması demektir.

İşin kötü tarafı, bu kadar vakit ayrılmasına rağmen üretici ve perakendeci, alternatif satış kanalları, farklı departmanlar arasında ürün bilgisi içeriklerinde ciddi farklılıklar ve yanlışlıklar ortaya çıkmaktadır. Yanlışlıklar sonucunda ortaya çıkan faturalama, sipariş hataları ve oluşan hataların giderilmesi için işgücü kaybı, yanlış teslimatlar, yok satma, fazla stok maliyetleri hayatın bir parçası haline gelmektedir.

Buraya kadar bahsettigimiz problemlerin çözümü için birçok perakendeci kendi tedarik zincirleri bünyesindeki B2B diye nitelendirdiğimiz bilgi paylaşım sistemleri ve ortaklaşa çalışma kültürü ile çözüm geliştirmeye çalışıyor. Ancak öyle bir temel konu var ki buradaki sıkıntıları gidermek ciddi bir iş bilgisi ve disiplini gerektiriyor. O da ürün hiyerarşisinin doğru tanımlanması.

Ürün hiyerarşisinden ana grup, grup, kategori, alt kategori, segment, alt segment tarzında bir kırılımı kastediyoruz. Bu kırılım derinliğinin ideali asgari 3 kırılım olması ancak ürüne göre bu sayı farklılık gösterebilir. Ürünlerin bu kırılım içerisinde doğru tasniflenmesi kategori yönetimindeki sorumlulukların sağlıklı dağılması, ürün performans raporlarının daha sağlıklı çıkması açısından önem taşımaktadır.

Deneyimlerimize dayanarak ürün hiyerarşisi ile ilgili aşağıdaki konulara dikkat çekmek isterim.

-    Temel bir özelliğe göre hiyerarşi mantığı belirlenmelidir.

-    Yapılan ürün tanımlamalarının evrensel (ECR, EAN, GS1 gibi) otoriteler tarafindan kabul görmüş standartlara uygun olması tavsiye edilir. Mevsimsel ve kısa dönemli tanımlara göre hiyerarşi oluşturulmamalıdır.

-    Bir ürün sadece bir hiyerarşik seviyede yer almalıdır.

-    Ağaç yapısı içerisindeki tüm ana gruplar aynı kırılım derinlik sayısına sahip olmalıdır.

-    Her seviyedeki ürün bilgisi o seviyenin tüm kriterlerine uymalıdır.

-    Hiyerarşiler planlanırken yönetim raporlamalarının ne şekilde isteneceği muhakkak göz önüne alınmalıdır. Aksi takdirde sağlıklı kararlar çıkmaz.

-    “Diğer” diye bir kırılım hiyerarşi yer almamalıdır.

-    Ürüne ilişkin ana bilgiler (ürün ismi, kdv oranı gibi), sıfatlar (şirket, renk, beden, tedarikçi, 6’lı ürün gibi) ürün hiyerarşi kırılımlarının belirlenmesinde ve ürün sınıflamasında rol oynamamalıdır.

-    Ana ürün hiyerarşisi mantığını bozmamak ve sadeleştirmek için ikincil, üçüncül ve fazla sayıda hiyerarşi (ülke organizasyonu, alternatif kanal, pazarlama-katalog amaçlı vs.) ve yönetim metrikleri tanımlanabilir.

-    Ürünlerin yer aldığı hiyerarşilerde zaman içerisinde değisiklik olabilir ve yazılımların bu tarz değişikliklere, veri tutarlılığını bozmadan cevap verebilir esneklikte olmasına dikkat edilmelidir. Geleneksel alışkanlık; ürün kodunun akıllı ya da konuşan kod olması geleneği bırakılmalıdır.

-    Üretici firmalar ile işbirligi yapılmalıdır. Hatta bazı bilgiler direkt üretici firmalara girdirilebilir.

-    Ürün hiyerarşi yapılanmasına göre çalışma, kategori yönetim ekipleri kurulmalıdır. Kurulan departmanlar ve çalışma grupları bazında ürün performans metrikleri tanımlanmalıdır. Satış, marj, iade orani, stok yeter gün gibi.

Konunun çözümüne en büyük katkının, devlet öncülüğünde ulusal standard ürün hiyerarşisi kataloglarının oluşturulması ile sağlanacağını düşünüyorum. Firmaların ana ürün hiyerarşisini farklı bir mantıkta tutma özgürlüğü muhafaza edilerek, söz konusu ulusal standartlarda bilgi tutma zorunluluğu getirmek ürün tanımlama kültürünün gelişmesi açısından önemli fayda sağlayacaktır. Türkiye perakende pazarına yönelik ölçümleme, rapor ve istatistiklerin standart kırılımlara göre alınabiliyor olması sektörün nabzını daha iyi tutabilmemiz açısından artı katmadeğer yaratacaktır.

Birçok kişinin ürün bilgileri ile rahatlıkla oynayabildiği kuruluşlarla tanıştığımız çok oldu. Bu kategorideki kuruluşlarda ilk iş olarak ürün tanıtma ve bilgi girişi sürecini kontrol ve disiplin altında tutmak gerekmektedir. Hatta küçük ve orta boy işletmeler için başlangıçta sadece tek bir kişinin konunun sorumluğunu üstlenmesi ve gerekli kültürü oluşturduktan sonra diğer ürün yöneticilerinin devreye girmesi en doğrusu olacaktır. Ayrıca, yazılımların yönlendirici, iş kurallarına aykırı girişleri engelleyici, veri girişlerine yetki tanımlarına göre izin veren bir altyapıyı kendi içerisinde sunması gerekmektedir.

Yazarımızın bu yazısı Retail Türkiye Dergisi’nin Haziran 2011 - 28. sayısında yayınlanmıştır.

---

.

 Diğer...